Führungskräfte haben häufig die Aufgabe, Lösungen für Probleme auszuarbeiten – oder besser: ihr Team bei der Lösungsfindung zu unterstützen. So oder so, es ist wichtig, die nötigen hilfreichen Tools zu kennen und zu beherrschen, sodass diese entweder selbst genutzt oder im Team etabliert werden können. Gerade im Produktionsumfeld haben existieren hier unterschiedliche Möglichkeiten in Form von Tools und Sheets. Eine Vorgehensweise, die sich global etabliert hat, ist die PDCA- Methode (Plan, Do, Check, Act). Der PDCA-Zyklus ist einfach in der Nutzung, schnell von allen Mitarbeitenden zu erlernen und der Prozess ist gut zu visualisieren.
Phasen des PDCA-Zyklus
Fragen, die im Zuge der Nutzung des PDCA-Zyklus Methodik aufkommen könnten, sind:
- Welche Schritte sind für mich und mein Team wichtig?
- Wie bekomme ich gute Ideen und Lösungsansätze?
- Und wie bekomme ich den Austausch zusammen mit den wichtigen und beteiligten Personen gut aufgearbeitet?
Die PDCA-Methode besitzt vier Phasen und bildet einen Zyklus, der eine Grundlage zur Problemlösung darstellt. Der Zyklus beginnt mit der Planphase, in der Probleme definiert und abgegrenzt werden sollen.
Die Planphase: Von der Problembeschreibung zum Lösungsansatz
Zunächst versucht man gemeinsam mit dem Team das Problem so exakt wie möglich zu beschreiben. Einer aus dem Team wird als Schriftführender benannt. Dieser hat die Aufgabe, die wichtigsten Fragen durchzugehen und sich Anmerkungen und kleine Hinweise der Kolleg:innen zu notieren.
Mögliche Fragen des Schriftführenden sind:
- Was fällt uns besonders auf?
- Wie stellt sich die Ausgangslage dar?
- Warum wird das Thema bearbeitet? Und warum gerade jetzt?
- Was genau ist das Problem, wie lässt es sich abgrenzen?
- Was sind das Ziel und der Nutzen, der mit der Problemlösung erreicht werden soll?
- Müssen noch weitere Personen im Team sein, um zu einer optimalen Problemlösung zu gelangen?
- Was soll betrachtet, was soll ausgeschlossen werden?
Nach dem Abschluss der Bestandsaufnahme, geht es unmittelbar weiter mit der Ermittlung des Problems. Oft bekommt man keine direkten Hinweise. Es geht vielmehr darum, zu untersuchen, welcher Einfluss und welche konkreten Folgen zu erwarten sind. Dann wird eine Priorisierung vorgenommen, um das Problem, welches mit seiner Beseitigung am erfolgversprechendsten ist, herausfiltern zu können. Anschließend werden mit dem Team Lösungen entwickelt. Ideenmanagement fördert die Ideenentwicklung und trögt zu Lösungsfindung bei.
Dabei sollten auch die Vorüberlegungen beachtet werden: Beispielsweise:
- Wie sieht die mögliche Umsetzung aus?
- Welche Personen/Verantwortliche benötige ich?
- Was muss noch beachtet werden?
- Ergeben sich neue Besonderheiten?
Daraufhin werden mögliche Lösungen evaluiert und priorisiert. So kann ein Maßnahmenplan, der bei der Umsetzung hilft, erstellt werden. Auch hier notiert der oder die Schriftführende die notwendigen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten (ToDo´s).
Die Do-Phase: Umsetzung
In der Do-Phase des PDCA-Zyklus werden die überlegten Maßnahmen umgesetzt, die Testbereiche ausgewählt und vorbereitet sowie die eventuell erforderlichen Schulungsmaßnahmen durchgeführt. Dabei werden die Mitarbeitenden in die Lage versetzt, Probleme frühzeitig zu erkennen, Maßnahmen problemlösungsorientiert umzusetzen und neue Standards anzuwenden. Ein entscheidender Punkt ist es, vorhandene Widerstände aufzuspüren und mit den Miterbeiter:innen, von denen diese Widerstände ausgehen, Gespräche zu führen. Damit können sie von der Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit der Umsetzung und den damit verknüpften Veränderungsprozessen und Change überzeugt werden.
Hier ist es als Führungskraft äußerst wichtig Präsens zu zeigen und Feedback der Maßnahmen einzufordern. Auch ist der Verbesserungsgedanke sehr wichtig zu beachten. Dabei sollten passende innovative Ideen der Mitarbeitenden angenommen und beachtet werden.
Die Check-Phase: Auswertungsarbeit
In der Check-Phase werden die angewandten Maßnahmen überprüft und erste Erfahrungswerte ausgetauscht. Auch wird ein Zeitrahmen zur Überprüfung festgelegt.
Die Act-Phase: Kontinuierliche Verbesserung
Sollten sich die Maßnahmen in der Check-Phase bewährt haben, wird die gefundene Lösung nun endgültig zum Standard gemacht.
Ggf. werden Prozesse visualisiert und ein/e Kompetenzmitarbeitende in seiner Entwicklung unterstützt. Außerdem wird die Knowledge Base mit relevanten Daten und Stichwörtern gefüttert, worüber dann alle Beteiligten informiert werden sollten.
Haben sich die eingeleiteten Maßnahmen nicht bewährt, erfolgt ein erneuter Durchgang des PDCA- Zyklus. Dabei sollte die Frage, warum die Maßnahmen nicht zu dem gewünschten Erfolg geführt haben, beantwortet werden.
Auch hier ist der/ die Schriftführende zuständig für die Dokumentation, so dass die Problemlösung auch für andere nachvollziehbar wird.
Fazit
Insgesamt kann die PDCA- Methode die Führungskräfte in der täglichen Arbeit unterstützen. Somit sind sie in der Lage, gemeinsam mit ihrem Team, die Methode engagiert und eigeninitiativ anzuwenden. Durch die Anwendung können Erfolge erreicht werden. Mitarbeitende erleben dabei, dass sich der Zeitaufwand für einen PDCA-Zyklus lohnt, weil sie dadurch in der Folge deutlich weniger Arbeit mit Störungen und Abweichungen haben. Somit werden sie auch in Zukunft eigenständig PDCA-Zyklen in Gang setzen und durchführen wollen.
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