Onboarding, das kann doch jeder! Oder etwa doch nicht?
Max Schmitz, 24 Jahre alt, Masterabsolvent der Wirtschaftswissenschaften, brennt förmlich darauf, sich bei seinem neuen Arbeitgeber zu beweisen. Motiviert und voller Energie trifft der neue Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag an der Pforte des mittelständischen Unternehmens ein. “Ja bitte? Wie kann ich Ihnen helfen?“ „Max Schmitz. Ich habe hier heute meinen ersten Arbeitstag.“ „Da bin ich jetzt ein wenig überrascht. Mir wurde nicht gesagt, dass heute jemand Neues kommt. In welcher Abteilung sollen Sie denn arbeiten?“ Nachdem Herr
Schmitz endlich in seiner neuen Abteilung eingetroffen ist, muss auch sein sichtlich perplexer Arbeitskollege feststellen, dass der Arbeitsplatz für den neuen Kollegen noch nicht vorbereitet wurde. Und was soll er eigentlich mit dem neuen Kollegen machen? „Müssen wir morgen mal den Chef fragen. Heute kannste dich ja erstmal in unsere Broschüre einlesen. Ich habe nämlich alle Hände voll zu tun.“ Nachdem Herr Schmitz zum dritten Mal die Broschüre des Unternehmens in seiner provisorisch eingerichteten Arbeitsecke studiert hat, beschließt er, dass das nicht seinen Vorstellungen eines ersten Arbeitstages entspricht. Verärgert und enttäuscht geht Herr Schmitz zum Büro des Personalmanagements und reicht noch am ersten Tag seine Kündigung ein. Denn Herr Schmitz weiß, aufgrund des demografischen Wandels muss er als qualifizierte Fachkraft der Generation Y nicht lange auf ein anderes
Jobangebot warten. Was lernen wir daraus? Der erste Eindruck kann maßgeblich entscheidend dafür sein, qualifizierte Fachkräfte an Unternehmen zu binden.
Die Abhandlung ist sinnbildlich für den Umgang mit dem Thema Onboarding in vielen Unternehmen. Das Personalrecruiting baut akribisch die Präsenz in Sozialen Medien aus und präsentiert sich seit neuestem auch im lockeren T-Shirt auf Karrieremessen. Alles nur, um die rar gesäten Vertreter der Generation Y für ihr Unternehmen zu gewinnen. Doch wenn der Fisch erst einmal im Netz ist, dann verstehen viele Unternehmen nicht, dass dieser auch in das neue Gewässer eingegliedert werden muss. Nach der erfolgreichen Rekrutierung wird das Onboarding, als strukturierte Begleitung der Integrations- und Einarbeitungsphase, viel zu oft dem Zufall überlassen.
1. Onboarding – Wirtschaftliche Bedeutung
Nicht verwunderlich, dass die jährlichen Ergebnisse des Gallup Engagement Index immer wieder ernüchternde Erkenntnisse für deutsche Arbeitgeber mit sich bringen. Etwa 85 Prozent der deutschen Arbeitnehmer fühlen sich gering bis gar nicht emotional an ihren Arbeitgeber gebunden. Die Folgen können mitunter gravierend sein. Entweder es kommt zu kostenintensiven Fluktuationen wie im Fall von Herrn Schmitz, oder Mitarbeiter mit geringer Leistungsbereitschaft verbleiben im Unternehmen. Allein im Jahr 2014 beliefen sich laut Gallup Studie die volkswirtschaftlichen Kosten aufgrund von innerer Kündigung auf eine Summe zwischen 73 und 95 Milliarden Euro. Der Grund warum Unternehmen dies nicht erkennen, liegt zumeist darin, dass nicht wahrgenommene Leistungs- und Wachstumschancen häufig nur schwer skalierbar sind. Doch kann ein systemisches Onboarding tatsächlich dabei helfen dieser Situation entgegenzuwirken?
„Jeder Fehltag kostet ein Unternehmen im Schnitt 252 Euro. Aus dem Mehr an Fehlzeit aufgrund fehlender oder nur geringer emotionaler Mitarbeiterbindung entstehen einem Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern Kosten in Höhe von rund 1,3 Millionen Euro.“
– Marco Nink, Strategischer Unternehmensberater bei Gallup –
In einer Studie des US-amerikanischen Unternehmens Aberdeen Group wurde 2013 zum ersten Mal der Erfolg eines systematischen Onboarding Managements bei 230 Unternehmen untersucht. Bei Unternehmen ohne strukturierte Integrations- und Einarbeitungsmaßnahmen verblieben lediglich 30 Prozent der Mitarbeiter über das erste Beschäftigungsjahr hinaus im Unternehmen und nur 17 Prozent der neuen Mitarbeiter konnten in den ersten 12 Monaten bereits Leistungs- und Zielvereinbarungen erreichen. Dem gegenüber stehen die Ergebnisse der Unternehmen, die ihre Mitarbeiter strukturiert während der Integrations- und Einarbeitungsphase begleiteten. Ganze 91 Prozent der Mitarbeiter verblieben über das erste Beschäftigungsjahr hinaus und immerhin 62 Prozent der Mitarbeiter konnten erste Meilensteine der Leistungs- und Zielvereinbarungen erreichen. Onboarding, als Bindeglied zwischen der Rekrutierungs- und Bindungsphase, kommt also eine weit unterschätzte Schlüsselrolle im Employer Branding zu.
2. Onboarding – Was ist das und wer ist zuständig?
Egal ob Sie die Umsetzungen in Unternehmen betrachten oder die Konzepte unterschiedlicher Berater in diesem Gebiet, nur in den seltensten Fällen wird Onboarding tatsächlich so verstanden, dass neue Mitarbeiter strukturell tief greifend in vorhandene Unternehmenssysteme integriert werden können. Häufig wird Onboarding übersetzt mit dem reinen „An Bord nehmen neuer Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag“. Diese Sichtweise vernachlässigt jedoch elementare Grundgedanken einer effektiven Integration und führt langfristig wieder nur in die gewohnt netten „Fähnchenmethoden“ der Personalabteilungen. Max Schmitz wäre begeistert!
Die Soziologie definiert das Wort „Integration“ als „Verbindung einer Vielzahl von einzelnen Personen oder Gruppen zu einer gesellschaftlichen und kulturellen Einheit“. Überträgt man diesen Gedanken auf das Integrationsmanagement von Unternehmen, so wird schnell deutlich, dass Onboarding nicht nur der Aufgabe des Willkommengrußes am ersten Arbeitstag gerecht werden muss, sondern auch die elementare Grundlage für die nachhaltige Eingliederung der Mitarbeiter in das soziale System bildet. Dabei macht sich jedes soziale System im Laufe der Zeit gewisse Grundwerte zu eigen, welche es als übergreifende Leitgedanken ihrer gemeinsamen Kultur auch abbildet. Klar positioniert ist dies die Wurzel der Arbeitgebermarke. Onboarding ist Teil des Employer Branding und damit ein unternehmensübergreifender Ansatz, der tief in der strategischen Unternehmensführung verankert ist. Was bringt es Ihnen, wenn Ihr Onboarding Management nette Broschüren für den ersten Arbeitstag zurechtlegt, im Team selber aber keine tatsächliche Willkommenskultur gelebt wird? Die Antwort auf die Frage, was Onboarding ist und wer dafür zuständig ist, sollte also wie folgt ausfallen: Onboarding, als strukturierte Begleitung der Integrations- und Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter, findet seine strategische Grundlage in der Unternehmensführung, schafft Rahmenbedingungen für eine unternehmensübergreifend gelebte Willkommenskultur und gibt dem Personalmanagement operative Instrumente an die Hand, um neue Mitarbeiter auf dem Weg zur vollen Leistungsentfaltung effizient begleiten zu können.
3. Onboarding – Die 3 Dimensionen der Integration
Die definitorischen Erläuterungen legen dar, dass das Onboarding den beiden grundlegenden Aspekten der Integration und Einarbeitung gerecht werden muss. Entscheidend ist dabei, dass die Maßnahmen der Verantwortlichen alle 3 Dimensionen der Integration berücksichtigen:
1. Die fachliche Dimension
Die fachliche Einführung ist wohl der Teil, der noch am leichtesten fällt. Neue Mitarbeiter müssen neben der Aneignung neuer Fachkenntnisse vor allem in Prozesse, Strukturen, Tools und Methoden des Unternehmens eingeführt werden. Die Aufgabengebiete müssen abgesteckt und im Sinne der Unternehmensziele klar definiert werden. Die fachliche Ebene übernimmt daher im Kern die Aufgabe der Einarbeitung.
2. Die soziale Dimension
Die Arbeitsatmosphäre im sozialen Umfeld ist nachweislich entscheidend für eine erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter. Vorgesetzte, direkte Kollegen und Mitarbeiter des Personalmanagements geben dem Unternehmen ihr primäres Gesicht. Genau hier gilt: Der erste Eindruck zählt! Der Mitarbeiter muss eine offene Kultur im Unternehmen antreffen, die es ihm so einfach wie möglich macht sich einzugliedern und sich mit dem sozialen Gefüge zu identifizieren. Dies ist jedoch nur möglich, wenn ein Grundkonsens in der Wertekultur vorherrscht.
3. Die werteorientierte Dimension
Folgt man dem Leitgedanken des Employer Branding, im Sinne klar identitätsbasierter Arbeitgebermarken, so muss sich das Onboarding zunächst zusammen mit der Rekrutierung die Frage stellen, welche Mitarbeiter überhaupt integrierbar sind. Die Identifikation vorherrschender Leitwerte der Bewerber und inwiefern diese mit denen des Unternehmens übereinstimmen, ist entscheidend für die darauf folgende Integrationsphase und damit auch für eine effektive Leistungsentfaltung im Rahmen des Onboarding. Würde man Onboarding also konsequent über diesen Gedanken betreiben, so müsste man selbst fachlich hervorragend qualifizierte Mitarbeiter abweisen, wenn diese nicht den Identitätskern des Unternehmens teilen.
4. Onboarding Prozess: Die 4 Phasen Checkliste
Die Ebenen eines ganzheitlichen Integrationsansatzes zeigen deutlich, dass bereits im Rekrutierungsverfahren die ersten elementaren Bausteine eines effektiven Onboardings zu berücksichtigen sind. Auch in der Phase zwischen der Rekrutierung und dem ersten Arbeitstag, stehen dem Onboarding zahlreiche Instrumente zur Verfügung, um neue Mitarbeiter bestmöglich vorbereiten und ihnen erschwerende Aufgaben am Standort abnehmen zu können. Im Prozess folgt auf diese beiden Phasen dann die eigentliche Eingliederung in das Unternehmenssystem. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine praxisorientierte Checkliste mit Instrumenten über den gesamten Prozess zur Verfügung, die sich, aufbauend auf diesen drei Phasen, auch mit der Bedeutung einer anschließenden Evaluations- und Ausbauphase beschäftigt.
⇒ PHASE 1: DIE REKRUTIERUNG
- Anforderungs- und Stellenprofile! Definieren Sie klar und deutlich, welche Qualifikationen der neue Mitarbeiter besitzen muss. Nutzen Sie Persönlichkeitsmodelle wie z.B. das DiSG Modell, um auch der sozialen Komponente gerecht zu werden und Stellenausschreibungen zielgruppenspezifisch definieren zu können.
- Schaffen Sie Transparenz! Bereits während der Rekrutierungsphase ist es wichtig, dass beide Seiten transparent über das potentielle Arbeitsverhältnis informiert sind. Welche Erwartungen hat der neue Mitarbeiter? Wie sieht der zukünftige Arbeitsplatz aus? Welche Entwicklungschancen gibt es? Nutzen Sie Möglichkeiten wie einen Probearbeitstag oder geben Sie einen intensiven Einblick in das zukünftige Umfeld des Arbeitsplatzes.
- Der Werte Check! Nutzen Sie bei Online Bewerbungsverfahren, Assessment Centern, oder auch während des Bewerbungsgespräches die Möglichkeit, Werte und kulturelle Leitgedanken des Bewerbers zu untersuchen. Denn nur bei einem Wertefit können sich neue Mitarbeiter auch langfristig mit Ihnen als Arbeitgeber identifizieren.
- … und vor allem: Nutzen Sie Onboarding bewusst als USP! Onboarding kann Ihr entscheidender Erfolgsfaktor sein, um sich als attraktiver Arbeitgeber bei potentiellen Fach- und Führungskräften zu positionieren.
⇒ PHASE 2: VOR-ARBEITSBEGINN
- Mache Sie Ihre grundlegenden Hausaufgaben! Informieren Sie ihre Mitarbeiter über die Ankunft neuer Kollegen. Bereiten Sie den Arbeitsplatz und alle notwendigen Dokumente vor. Planen Sie freie Zeiten und Budgets für erste Veranstaltungen ein. Dies ist nicht Kür, sondern Pflicht!
- Der Onboardingplan! Planen Sie alle wichtigen Veranstaltungen und Schulungsmaßnahmen ein und stellen Sie dem neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag einen Ablaufplan seiner ersten Wochen zur Verfügung.
- 360° Support! Gerade zuziehende Fachkräfte aus dem Ausland müssen vorab viele Dinge regeln. Die Suche nach einer neuen Wohnung, Behördengänge, die Auswahl von Versicherungen, das Lernen der neuen Sprache, und das Einleben in eine neue Kultur. All dies sind Herausforderungen, die gerade ausländische Fachkräfte bereits vor dem ersten Arbeitstag vollkommen überfordern können. Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeiter bereits vorab bei organisatorischen Dingen und stellen Sie umfangreich Informationen für den Standort zur Verfügung!
- Schulungen & Trainings! Nutzen Sie die Möglichkeit, bereits vor dem ersten Arbeitstag Informationen zu Prozessen, Methoden und Softwaretools zu vermitteln. Dies schafft ein erstes Verständnis für Arbeits- und Kommunikationsprozesse und erleichtert den Einstieg am Arbeitsplatz.
- Erstes Treffen mit dem Buddy! Ein wichtiger Bestandteil eines Onboarding Managements ist es, dem neuen Mitarbeiter einen so genannten Buddy zur Verfügung zu stellen. Der Buddy übernimmt die Aufgabe der Vertrauensperson bei sozialen und psychologischen Angelegenheiten. Dabei ist es sinnvoll, bereits vor dem ersten Arbeitstag ein Treffen zu arrangieren (z.B. eine gemeinsame Stadttour). Dies hat zur Folge, dass die neuen Mitarbeiter bereits bei Eintritt im Unternehmen einen ersten Kontaktpunkt haben.
⇒ PHASE 3: DIE ERSTEN WOCHEN
- Kick-off Veranstaltung! Planen Sie am ersten Arbeitstag bewusst eine Willkommensveranstaltung ein. Nehmen Sie sich Zeit im Team oder führen Sie mehrere neue Mitarbeiter zusammen in einem großen Event ein. Der erste Eindruck zählt!
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- Fachliche & Soziale Events! Stellen Sie sicher, dass erste Veranstaltungen sich nicht nur auf eine fachliche Einarbeitung konzentrieren. Bieten Sie Netzwerkveranstaltungen an, in denen sich Arbeitskollegen aus anderen Abteilungen vorstellen, oder so genannte Peergroups sich untereinander austauschen können (z.B. Praktikanten mit anderen Praktikanten).
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- Onboarding Portal! Für den Einstieg macht es Sinn, neuen Mitarbeitern alle grundlegenden Informationen an einer zentralen Stelle bereitzustellen (z.B. im Intranet mit Informationen über Tools, Prozesse, Abteilungen, Sicherheitshinweise, Sportangebote, etc.).
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- Buddies & Mentoren! Für eine adäquate Integrations- und Einarbeitungsphase kann es gerade jüngeren Generationen helfen, sowohl einen fachlichen Ansprechpartner (Mentor), wie auch einen sozialen Ansprechpartner (Buddy) zu haben. Das hilft aus Unternehmensperspektive vor allem zielgerichtet auf die individuellen Ansprüche der neuen Mitarbeiter reagieren zu können.
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- Raus aus dem Büro! Schaffen Sie in Ihren Abteilungen bewusst Zeitfenster und Budgets, um mit neuen Kollegen auch außerhalb des Arbeitsplatzes Dinge zu unternehmen. Das stärkt den Teamgeist und beschleunigt die Integration in das soziale System!
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- Ziele setzen! Hauptaufgabe der Führungskraft muss es sein, die grundlegenden Motive der neuen Arbeitnehmer zu verstehen. Verknüpfen Sie Motivatoren an die Erreichung unternehmerischer Ziele und definieren Sie diese klar und deutlich. Ziele geben damit schon früh im Prozess Orientierung und fördern abgestimmt die Leistungsbereitschaft!
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- Kultur- & Werte-Workshops! Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter nicht nur schnellstmöglich ihre Leistung erbringen, sondern sich auch langfristig mit Ihrem Unternehmen identifizieren? Dann führen Sie Workshops durch, die sowohl die Werte wie auch die Kultur der Arbeitgebermarke erlebbar machen.
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- Newcomer-Check! Holen Sie sich von den Kollegen des neuen Mitarbeiters ein erstes Feedback ein. Wo bietet sich Raum zur Optimierung? Nutzen Sie gerade die Probezeit, um festzustellen, ob der neue Mitarbeiter das Potential hat, Ihren Anforderungen gerecht zu werden.
⇒ PHASE 4: LANGFRISTIGE INTEGRATION & BINDUNG
- Onboarding Programm Feedback! Holen Sie sich durch Mentoren, Buddies, Vorgesetzte und andere Verantwortliche kontinuierlich Rückmeldungen bezüglich Ihres Onboarding Programms ein. Die Gestaltung der Instrumente sollte immer wieder an die Wünsche nachkommender Arbeitnehmer angepasst werden.
- System Reflexion! Der größte Vorteil bei neuen Mitarbeitern ist, dass diese sich noch nicht vollkommen in eingefahrenen Denkmustern und Prozessen befinden. Zur Wahrnehmung von Optimierungspotentialen ist es daher ratsam, von den neuen Mitarbeitern ein noch zumeist objektives Feedback einzuholen.
- Eine Einheit formen! Schulungen, Trainings und Willkommensveranstaltungen sind erst der Anfang. Um die Integrationsmaßnahmen auch in eine potentiell langfristige Bindung zu überführen, bedarf es kontinuierlicher Teambuildingmaßnahmen und Netzwerkveranstaltungen.
- Evaluation! Legen Sie relevante Kennzahlen in Evaluierungstools fest, um den Erfolg Ihrer Maßnahmen zu messen. Dies kann durch Bewertungsmatrizen, Softwarelösungen oder auch kontinuierliche Mitarbeiterbefragungen geschehen.
- Austrittsmanagement! Für Mitarbeiter, die nur zeitlich begrenzt in Ihrem Unternehmen tätig sind (z.B. Praktikanten), ist es sinnvoll, so genannte Alumni-Netzwerke zu gestalten. Nichts ist einfacher, als jemanden zu einem späteren Zeitpunkt der Karriere wieder zu integrieren, der die betrieblichen Strukturen und die Unternehmenskultur bereits kennengelernt hat.
